Avis de confidentialité


L’Équipe de Santé Familiale Clarence-Rockland (ESFCR) s’engage à protéger la vie privée des patients et la confidentialité des renseignements personnels sur la santé qui sont en sa possession.  Cet avis décrit comment les renseignements médicaux vous concernant sont utilisés, collectés et divulgués, et comment vous pouvez avoir accès à ces renseignements, conformément à la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, de l’Ontario (LPRPS).

Votre dossier médical

Votre dossier médical contient des renseignements concernant votre santé, y compris votre date de naissance, vos coordonnées, vos antécédents médicaux familiale, des détails sur votre santé mentale et physique, l’historique des soins et du soutien que vous avez reçu durant vos visites. Ce dossier contient également les résultats de vos tests et examens médicaux ainsi que des renseignements provenant d’autres professionnels de la santé.  Les informations qui se trouvent dans votre dossier médical vous appartiennent, mais le dossier médical en tant que tel reste la propriété de l’ESFCR.

Votre dossier est conservé dans notre système de dossiers médicaux électroniques (DME) qui est protégé par de nombreux mots de passe et un pare-feu.  Tous les membres de notre équipe de soins de santé ont accès aux dossiers de santé électroniques.

Tous les membres du personnel signent un contrat sur la confidentialité et la protection de la vie privée au moment de l’embauche et également lors de leur évaluation de rendement annuelle. De plus tous les membres du personnel reçoivent une formation obligatoire sur la protection des renseignements personnels durant leur orientation puis de façon continue. Une vérification de l’utilisation et / ou des accès non autorisés des dossiers médicaux électroniques est faite régulièrement.

A quelques exceptions près, vous avez le droit d’avoir accès aux renseignements concernant votre santé que nous détenons dans votre dossier médical ou ailleurs.  Une copie de votre dossier médical peut vous être fournie à prix raisonnable si vous le souhaitez. Si vous souhaitez consulter le dossier original, un membre de notre personnel devra être présent et un prix raisonnable vous sera facturé pour cet accès. Si vous avez besoin d’une copie de votre dossier médical, veuillez en faire la demande à votre médecin ou veuillez contacter notre Agent à la protection de la vie privée. En de rares cas, vous pouvez vous voir refuser l’accès à une partie ou à la totalité de votre dossier médical (un tel refus étant conforme à la loi en vigueur et à la loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé).

Nous nous efforçons de nous assurer que vos informations sont enregistrées avec exactitude. Veuillez nous informer si certains éléments sont incorrects. Vous avez le droit de nous demander une rectification dans votre dossier en cas de désaccord avec ce qui s’y trouve.  Dans la plupart des cas, nous serons en mesure de faire les modifications requises, mais dans le cas contraire, nous vous demanderons de rédiger une déclaration de désaccord que nous joindrons au dossier.

Nos procédés

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements médicaux pour :

  • Vos soins et traitements
  • Exécuter nos programmes
  • Planifier, administrer et gérer nos opérations internes
  • Le paiement, le traitement, le suivi, la vérification ou le remboursement des demandes de paiement
  • Vous envoyer des rappels de rendez-vous
  • Évaluer la gestion des risques et des erreurs pour améliorer la qualité de nos activités
  • Éduquer/sensibiliser notre personnel et les étudiants
  • Répondre ou engager des procédures
  • Compiler des statistiques
  • Se conformer aux exigences légales et réglementaires
  • Atteindre tout objectif autorisé ou exigé par la loi

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements médicaux conformément aux lois ontariennes.

Vos alternatives

Vous avez le droit de choisir et contrôler la façon dont l’ÉSFCR recueille, utilise et divulgue vos renseignements médicaux.

Dans la plupart des cas, votre consentement à l’utilisation de vos renseignements médicaux est implicite à votre consentement à recevoir un traitement, à moins d’indication contraire de votre part. Nous pouvons également recueillir, utiliser ou partager vos renseignements médicaux afin de communiquer ou consulter avec d’autres professionnels de la santé au sujet de vos soins, sauf avis contraire de votre part.

Vous avez le droit de nous demander de ne pas partager certains renseignements ou la totalité de votre dossier médical avec un ou plusieurs membres de notre personnel, ou encore de nous demander de ne pas partager votre dossier médical avec un ou plusieurs professionnels de la santé à l’externe (comme un spécialiste). On parle alors de demande de « verrouillage ».

Toutefois, il est important de souligner que cela peut avoir un impact sur notre capacité à vous fournir les meilleurs soins possibles si certains de nos professionnels de la santé ne peuvent pas avoir accès à votre dossier médical. C’est pourquoi nous vous demandons d’en discuter d’abord avec votre médecin de famille.

Il existe aussi d’autres circonstances dans lesquelles nous avons besoin de votre consentement pour partager des informations à votre sujet. Par exemple, nous devons avoir votre permission pour partager des informations sur votre santé avec des personnes qui ne sont pas impliqués dans vos soins de santé, y compris des professionnels de l’ÉSFCR ou encore votre compagnie d’assurance ou votre employeur. Nous avons également besoin de votre consentement pour pouvoir communiquer avec des membres de votre famille ou vos amis avec lesquels vous voudriez partager des renseignements sur votre santé, sauf si ces personnes sont vos mandataires.

Lorsque nous exigeons d’obtenir votre consentement, vous pouvez décider de refuser sous réserve de certaines restrictions en vertu de la loi en vigueur. Si vous acceptez, vous êtes libres de changer d’avis à tout moment sous réserve de nous fournir un préavis raisonnable.  Une fois que votre consentement est retiré, nous ne serons plus en mesure de partager des renseignements sur votre santé, sauf avis contraire de votre part.

Dans certains cas, il nous est permis de recueillir, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements médicaux sans votre consentement, en vertu de la loi en vigueur. Par exemple, nous n’avons pas besoin de votre consentement pour l’utilisation de vos renseignements personnel à des fins de facturation, dans la gestion des risques et des erreurs pour améliorer qualité de nos services. Nous n’avons pas non plus besoin de votre consentement pour divulguer vos renseignements personnels dans un certain nombre de circonstances permises ou requises, comprenant notamment les mesures qui visent à éliminer et réduire les risques de dommages corporels graves; ou encore pour s’acquitter des obligations en vertu des lois concernant la protection de l’enfance ou la conduite sécuritaire de véhicules automobiles.

Pour de plus amples informations ou pour déposer une plainte

Si vous désirez recevoir une copie de notre politique sur la confidentialité, veuillez nous contacter.

Nous vous invitons à communiquer avec nous pour toute question ou préoccupation au sujet de nos pratiques en matière de confidentialité. Notre agent de protection de la vie privée est:

Harry Jones
Directeur Exécutif
ESF Clarence-Rockland
2741 rue Chamberland
Rockland, Ontario
K4K 0B4

Téléphone: (613) 446-7677
Télécopieur: (613) 446-5737

Si, après avoir communiqué avec nous, vous estimez que vos préoccupations n’ont pas été traitées à votre satisfaction, vous avez le droit de porter plainte auprès du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario. Le commissaire peut être joint à l’adresse suivante :

Information and Privacy Commissioner of Ontario
2 Bloor Street East, Suite 1400
Toronto, Ontario M4W 1A8
1-800-387-0073
1-416-325-9195 (télécopieur)
ou visitez le site web IPC www.ipc.on.ca

 

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